Den Verpflegungsmehraufwand bei der Steuererklärung berücksichtigen

Viele Arbeitnehmer und Unternehmer haben auf Geschäftsreisen einen Verpflegungsmehraufwand. Das bedeutet, dass Sie zwar genauso wie zu Hause essen müssen (und das für gewöhnlich auch selbst bezahlen), aber höhere Kosten haben, weil sie das Essen nicht selbst zubereiten können. Der Preisunterschied zwischen einem Brötchen, das man sich zum Frühstück selbst belegt und dem, das man an einer Tankstelle oder in einem Bahnhof kauft, ist den meisten Leuten sofort ersichtlich.

Über den Verpflegungsmehraufwand kann man diese Kosten bei der Steuer berücksichtigen lassen und sich damit einen Teil der Mehrausgaben zurückholen. Um die Pauschbeträge für die Verpflegung zu verstehen, muss man im Kopf behalten, dass der angenommene Mehraufwand berücksichtigt werden soll und nicht die vollständigen Kosten der Verpflegung unterwegs gedeckt werden.

Wann entsteht Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand entsteht für einen Arbeitnehmer oder Unternehmer auf Geschäftsreise, wenn er mehr als acht Stunden unterwegs ist. Das kann sein, um einen Kunden zu besuchen oder einen potenziellen Klienten anzuwerben. Bei der Steuererklärung wird nicht davon ausgegangen, dass man sich die Verpflegung für diesen Weg selbst zubereitet und mitnimmt, sondern dass Extrakosten anfallen.

Das Essen in einem Flughafen, Bahnhof oder an einer Raststätte ist zumeist wesentlich teurer, als die gleiche Mahlzeit zu Hause zubereitet. Berücksichtigt wird allerdings nicht der gesamte Preis der Mahlzeit. Daher muss man auch keine einzelnen Rechnungen aufbewahren. Stattdessen wird der Preisunterschied durch die Pauschale berücksichtigt.

Ein normaler Arbeitstag und Verpflegungsmehraufwand

VerpflegungsmehraufwandWie viel Verpflegungsmehraufwand berechnet werden kann, hängt davon ab, wie lange die Reise dauert. Dabei wird heute nicht mehr die Zahl der außerhalb der Wohnung verbrachten Stunden zu Grunde gelegt, sondern tageweise abgerechnet. Insbesondere wird davon ausgegangen, dass ein Arbeitnehmer oder Unternehmer bei einem normalen Arbeitstag, für den er acht Stunden unterwegs ist, keine zusätzlichen Kosten geltend machen kann oder muss. Erst, wenn die Abwesenheit länger als acht Stunden dauert, wird sie für den Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt.

Wenn man länger als acht Stunden unterwegs ist, wird der Verpflegungsmehraufwand für den Tag berechnet. Dabei ist die Zeit entscheidend, die man nicht zu Hause oder an der ersten Arbeitsstätte ist. Wer also morgens vor dem Termin beim Klienten zunächst zu seinem Arbeitgeber fährt, kann erst die Zeit ab der Abfahrt vom Büro geltend machen. Fährt er direkt zum Klienten zählt dagegen schon diese Zeit. Das kann relevant für die Planung von Terminen sein. Wer mehr als einen Termin am Tag hat, kann die Zeiten zusammenzählen.

Wie viel Verpflegungsmehraufwand wird berücksichtigt?

Wenn es sich um Dienstreisen handelt, die nur einen Tag oder eine Nacht dauern und ohne Übernachtung stattfinden, wird ein Verpflegungsmehraufwand von 12 € berücksichtigt. Tage, während derer man ganz abwesend ist, schlagen mit 24€ zu Buche.

Man nimmt an, dass der Verpflegungsmehraufwand im Ausland höher liegt, als in Deutschland. Deswegen gibt es unterschiedliche Verpflegungskostenpauschalen für unterschiedliche Zielländer. Diese werden häufig aktualisiert und sind teilweise um ein Vielfaches höher als in Deutschland. Skandinavische Länder gelten beispielsweise als besonders kostspielig, wenn es um Verpflegung und Unterkunft geht.

Beispielrechnung zum Verpflegungsmehraufwand

Wenn ein Angestellter morgens um 8:00 Uhr das Haus verlässt und zu einem Klienten fährt und abends um 19 Uhr wieder zu Hause ist, hat er mehr als acht Stunden für die Arbeit verbracht. Er kann 12 € Verpflegungsmehraufwand berücksichtigen.

Ein anderes Beispiel mit dem gleichen Arbeitnehmer: Er bricht am ersten Tag nachmittags um 14 Uhr auf, erreicht um 18 Uhr sein Hotel und verbringt dort die Nacht. Am nächsten Tag arbeitet er beim Klienten und verbringt dann eine weitere Nacht im Hotel. Am dritten Tag arbeitet er beim Klienten und fährt dann erst spät abends nach Hause. Er kommt um 1 Uhr an, ohne eine weitere Übernachtung außerhalb zu verbringen. In diesem Fall setzt sich der Verpflegungsmehraufwand folgendermaßen zusammen: Für den An- und Abreisetag kann er 12 € veranschlagen. Für den unterwegs verbrachten Tag gibt es zusätzlich 24€. Insgesamt kann er also 48 € an Verpflegungsmehrkosten berechnen.

 

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PhDr. Martin Müller
 

PhDr. Martin Müller ist seit über 15 Jahren auf dem Gebiet der Steuerberatung unterwegs. Darüber hinaus hilft er Gründern mit professionellem Coaching ihren Traum von der erfolgreichen Selbständigkeit Wirklichkeit werden zu lassen.