Reisekostenabrechnung für die Steuer

Viele Arbeitnehmer sind geschäftlich unterwegs, aber auch und gerade Selbstständige sind darauf angewiesen, eine Reisekostenabrechnung für die Steuer zu machen. Alle, die ihre Reisekosten nicht direkt vom Arbeitgeber bezahlt bekommen, sollten Sie ausführlich dokumentieren und können Sie dann für die Steuern berücksichtigen.

Was sind Reisekosten?

Reisekostenabrechnung

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Für eine Reisekostenabrechnung zählen nicht alle Wegstrecken, die Sie für die Arbeit zurücklegen. Insbesondere gilt hier nicht die Fahrt zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte, also dem üblichen Ort, an dem Sie die meiste Zeit über arbeiten. Wenn Sie in einem Büro angestellt sind, aber oft zu Klienten fahren, zählt der Weg zu den Klienten. Müssen Sie dafür sogar außerhalb übernachten oder sich den Tag über verpflegen, können Sie diese Kosten für Ihre Reisekostenabrechnung berücksichtigen. Bedenken Sie, dass konkrete Verpflegungskosten dabei nicht berücksichtigt werden – diese werden pauschal bestimmt.

Wichtig ist auch, dass Sie tatsächlich aus beruflichen Gründen auswärts tätig geworden sind. Auch wenn Sie zum Beispiel regelmäßig nach München fahren, um dort im Büro eines Klienten zu arbeiten, können Sie eine private Reise ans gleiche Ziel nicht einfach ebenso absetzen. Notieren Sie daher zu Reisen und Reisekosten, aus welchem Anlass Sie gefahren sind. Bewahren Sie im Zweifel auch geordnet Schriftverkehr auf, in dem der Termin vereinbart oder nachbesprochen wird.

Als was werden Reisekosten abgerechnet?

Reisekosten gelten als Werbungskosten. Das hat insbesondere den wichtigen Effekt, dass sich das Aufstellen einer detaillierten Reisekostenabrechnung für einen Arbeitnehmer erst lohnt, wenn seine Werbungskosten insgesamt höher als 1.000 € liegen. Das passiert allerdings häufiger und schneller, als viele denken. Sobald beispielsweise eine teure Fortbildung im gleichen Jahr zu Buche schlägt, werden die Reisen relevant.

Außerdem wird diese Grenze überraschenderweise gerade im ersten Berufsjahr von vielen überschritten. Auch wenn der Job erst relativ spät im Jahr angetreten wurde, gehen der ersten Einstellung für gewöhnlich einige Bewerbungsgespräche voraus. Bei vielen finden diese Vorstellungsgespräche an unterschiedlichen Orten Deutschlands statt. Auch hierfür unternimmt der Einzelne oft längere Reisen und kommt nicht immer ohne Hotelübernachtung in einer fremden Stadt aus. Wenn der (mögliche) Arbeitgeber die Kosten für die Bewerbung nicht übernimmt, können die Kosten immerhin noch von der Steuer abgesetzt werden.

Was zählt zu Reisekosten?

Für die Reisekostenabrechnung gibt es vier große Bereiche:

  1. Verpflegungskosten
  2. Fahrtkosten
  3. Übernachtungskosten
  4. Reisenebenkosten

Verpflegungskosten werden, in Abhängigkeit von der Zahl der Tage, die nicht zu Hause verbracht wurden, pauschal abgerechnet. Für Fahrtkosten können die tatsächlichen Kosten der Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln abgesetzt werden oder für Fahrten mit dem eigenen PKW die entsprechenden Pauschalen. Auch für die Übernachtungskosten wird der tatsächliche Betrag angesetzt – hier muss man also besonders daran denken, die entsprechenden Belege aufzubewahren.

Reisenebenkosten sind Kosten, die durch die Reise entstehen, aber über die anderen drei Kategorien nicht abgedeckt sind. Dazu zählen beispielsweise Gebühren für die Aufbewahrung oder Beförderung von Gepäck – hier ist es nicht immer einfach, einen Beleg zu bekommen. Wer unterwegs mit dem Arbeitgeber sprechen muss, kann die hierfür anfallenden Kosten ebenfalls absetzen. Ein weiterer Bereich sind die Kosten, die durch Autofahrten entstehen wie Mautgebühren, Parkplatzgebühren oder auch Kosten für eine Fährüberfahrt.

Arbeit und Vergnügen verbunden – was bedeutet das für die Reisekostenabrechnung?

Eine Reise lässt sich nicht immer klar in Vergnügen und Arbeit teilen. Insbesondere Auslandsreisen werden oft verlängert und werden dadurch zu „gemischten“ Reisen. Das wird aber bei der Berechnung der Reisekosten berücksichtigt: Wer drei Tage zu einer Konferenz fährt und danach zwei Tage zum privaten Vergnügen anhängt, kann beispielsweise 60 % (3 von 5 Anteile) der Fahrtkosten für seine Reisekostenabrechnung berücksichtigen. Natürlich gelten auch die Übernachtungskosten während der Konferenz als berufliche Ausgaben – die Verlängerung des Hotelzimmers darüber hinaus aber nicht.

 

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PhDr. Martin Müller
 

PhDr. Martin Müller ist seit über 15 Jahren auf dem Gebiet der Steuerberatung unterwegs. Darüber hinaus hilft er Gründern mit professionellem Coaching ihren Traum von der erfolgreichen Selbständigkeit Wirklichkeit werden zu lassen.