Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

Die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber kann für viele Arbeitnehmer enorme Vorteile haben. Viele wissen nicht, dass diese Variante für sie sogar günstiger ist, als die Abrechnung der Fahrtkosten über die Werbungskosten. Und viele Arbeitgeber erkennen nicht, dass dieser Bonus für ihre Mitarbeiter ein günstiger Vorteil sein kann.

Grundsätzlich können Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten von der Steuer als Werbungskosten absetzen. Diese Werbungskosten werden vom steuerpflichtigen Einkommen abgezogen. Wer beispielsweise 30.000 Euro im Jahr verdient hat, und Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel im Wert von 3.000 Euro absetzen kann, zahlt seine Einkommenssteuer nur noch so, als hätte er 27.000 Euro verdient.

Abrechnung der Fahrtkosten durch den Arbeitgeber

Fahrtkostenerstattung ArbeitgeberWenn für die Fahrtkostenerstattung Arbeitgeber direkt Geld an ihre Arbeitnehmer zahlen, darf das nicht in unbegrenzter Höhe erfolgen. Denn die Fahrtkostenerstattung ist steuerlich bevorteilt gegenüber anderem Einkommen. Deswegen gilt für die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber ebenfalls eine jährliche Grenze von 4.500 Euro. Diese kann in Ausnahmefällen – analog zur Berechnung der Fahrtkosten für die Werbungskosten – aber auch überschritten werden.

Der Arbeitgeber erstattet dann dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten. Auf diese Erstattung fallen nur 15% Lohnsteuer an – die Zahlungen sind nicht sozialversicherungspflichtig. Sie sind für den Arbeitnehmer also „günstiger“ als sein anderes Einkommen. Der Arbeitgeber wiederum kann die Ausgaben auch noch als Betriebsausgaben abrechnen. Steuerfrei ist die Fahrkostenerstattung für Fahrten, die der Auswärtstätigkeit dienen (also Geschäftsreisen), für Sammelbeförderung (wenn also mehrere Arbeitnehmer beispielsweise gemeinsam zur Arbeitsstätte fahren) oder bei doppelter Haushaltsführung des Arbeitnehmers.

Vorteile der Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber für Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer ist die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber gegenüber der Abrechnung der Fahrtkosten als Werbungskosten vorteilhaft. Das liegt daran, dass sie hierbei tatsächlich die Kosten erstattet bekommen und nicht nur einen Steuervorteil bekommen.

Grundsätzlich gilt bei Steuern als Faustregel: Es ist billiger, ein Einkommen zu erzielen, als weniger Steuern darauf zu zahlen. Und es ist teurer, etwas auszugeben, als die dadurch entstehende Steuerersparnis.

Darüber hinaus ist die Erstattung der Fahrtkosten direkt durch den Arbeitgeber für die meisten Arbeitnehmer aber die einfachere Lösung. Der Arbeitnehmer kümmert sich später um die Abrechnung mit dem Finanzamt und für den Arbeitnehmer fällt weniger Aufwand an. Für gewöhnlich muss er beispielsweise Dienstreisen seinem Arbeitgeber gegenüber weniger intensiv nachweisen. Dieser hat ihn selbst auf die Reise geschickt. Er ist also darüber informiert. Auch die Erstattung von Hotelkosten erfolgt in vielen Betrieben durch das Ausfüllen eines einfachen Formulars, sodass der Arbeitnehmer nicht das gesamte Jahr über entsprechende Belege aufbewahren muss.

Vorteile der Fahrtkostenerstattung für den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber übernimmt mit der Fahrtkostenerstattung auch einen Teil des Aufwands vom Arbeitnehmer. Denn die genaue Abrechnung der Dienstreisen liegt jetzt bei ihm und wird nicht zwischen Arbeitnehmer und Finanzamt abgewickelt. Trotzdem kann es Vorteilhaft für einen Arbeitgeber sein, diesen zusätzlichen Aufwand zu übernehmen.

Der erste, einfache Grund ist der positive Effekt für den Angestellten oder Arbeiter. Die Vereinbarung kann als „Bonus“ des Jobs betrachtet werden, der die Loyalität des Arbeitnehmers steigert. Außerdem kostet dieser „Service“ den Arbeitgeber weniger, als er vielleicht denkt: Die Ausgaben können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Außerdem müssen darauf nur eine pauschale Lohnsteuer von 15% sowie eventuell der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer gezahlt werden. Insgesamt ist diese Ausgabe also „günstiger“ als das normale Gehalt für den Arbeitnehmer. Darüber gelten die Aufwendungen für die Fahrtkostenerstattung inklusive der zu zahlenden Steuer als Betriebsausgaben, die der Unternehmer bei seiner Abrechnung berücksichtigen kann.

Fahrtkostenerstattung und Steuererklärung

Die Fahrtkosten dürfen, wenn sie vom Arbeitgeber erstattet wurden, selbstverständlich nicht mehr als Werbungskosten vom Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung abgesetzt werden. Dass sich die direkte Erstattung finanziell aber mehr für Arbeitnehmer lohnt, haben wir schon erläutert.

Deswegen kann es für viele Arbeitnehmer eine gute Idee sein, den Chef mal auf eine Fahrtkostenerstattung anzusprechen. Diese ist – statt einer Gehaltserhöhung – ebenfalls ein netter Bonus für den Arbeitnehmer und kostet das Unternehmen weniger als eine direkte Gehaltserhöhung oder das Zahlen von Boni.

Wenn Sie eine Fahrtkostenerstattung in Ihrer Steuererklärung berücksichtigen müssen, helfen wir Ihnen gerne bei der korrekten Berechnung.

 

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PhDr. Martin Müller
 

PhDr. Martin Müller ist seit über 15 Jahren auf dem Gebiet der Steuerberatung unterwegs. Darüber hinaus hilft er Gründern mit professionellem Coaching ihren Traum von der erfolgreichen Selbständigkeit Wirklichkeit werden zu lassen.